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Descripción archivística
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Libros de cuentas

La pragmática de 1549 dada en Cigales por Carlos I y Doña Juana, completada por la ley de 1552 obliga a los bancos, cambios públicos y mercaderes a tener y asentar las cuentas en letra castellana en libros de caja y manual por contabilidad en partida doble: debe y ha de haber. Declarando en qué moneda reciben y pagan, a qué personas y su vecindad, sin dejar hojas en blanco en lengua castellana, en hojas consecutivas y foliadas, declarando el dinero que reciben y pagan con anotación del nombre de los intervinientes, la operación realizada y el tipo de moneda empleada en la misma. De este modo, la contabilidad de Simón y Cosme Ruiz (que abarca un periodo entre 1551 y 1617) se registra en tres libros principales: el borrador, el libro diario o ‘manual’ y el libro mayor o ‘libro de caxa’; siguiendo el sistema contable de partida doble -de origen italiano- que permite llevar un seguimiento muy preciso de las operaciones, las ganancias y las pérdidas.

En el libro borrador, de formato estrecho y alargado como un doble folio doblado y cosido a la mitad en sentido vertical, se anotaban a vuelapluma, de forma rápida y apresurada, los datos básicos y necesarios de las operaciones realizadas para su posterior inscripción en el libro diario. A medida que las partidas se pasaban al Diario correspondiente se tachaban con una línea las operaciones transcritas o, en ocasiones, se realizaba un trazo ondulante en el margen izquierdo de la página correspondiente.

En el libro diario, también llamado “manual”, se transcriben las operaciones apuntadas en el libro borrador por orden cronológico. En el encabezamiento del folio aparece la fecha de la transacción y, a continuación, se describe su contenido. En el margen izquierdo de cada asiento aparece una anotación en forma de quebrado que hace referencia al número de los folios del libro mayor donde se trasladan las cuentas del libro diario: el numerador indica el folio de la cuenta de cargo y el denominador, el de la de abono. El texto del apunte contable comienza con el título de la cuenta deudora seguida de las palabras “debe por”. A continuación se expresa el montante de la operación en números arábigos detallando los pormenores de la misma para una correcta identificación. Finaliza la anotación indicando la fecha y la forma de pago. En el margen derecho del folio queda un amplio espacio reservado para registrar de nuevo el montante de la operación, en esta ocasión, en números romanos.

El libro mayor o “libro de caxa” lleva “la cuenta y razón del dinero de contado que entra y sale de la caja...”; de este modo, se puede conocer en todo momento los débitos o créditos mantenidos, así como el detalle de las operaciones efectuadas con cada persona. Es el libro definitivo donde cada cuenta se anota por secciones “encontradas” o contrapuestas: en la página izquierda el “debe” y en la derecha el “ha de haber”, indicándose el número de la contrapartida que se corresponde con el folio de la anotación del ‘mayor’.

Ambos libros (diario y mayor) son de un formato similar, en folio mayor, escritos con exquisita limpieza y buena letra, empleándose numerosas abreviaturas de tipo comercial y financiero. Se utiliza el sistema de numeración contable conocido como ‘cuenta castellana’, que consiste en la combinación de ‘cifras financieras’ o números romanos cursivos, con dos signos especiales que se colocan a continuación de las unidades de millón y de millar: el quento (qº) y el calderón (U), respectivamente.

A los tres tipos de libros mencionados se han de sumar otros tres. Dos de ellos de carácter auxiliar, de referencia, facilitadores incluso de la localización de la información. En primer lugar, los “abecedarios”, que permiten un acceso rápido a los asientos contables registrados en los libros mayores; se guardan entre la tapa y la primera página de los mismos y siguen una ordenación alfabética de las cuentas atendiendo a la primera letra del título de la misma: del nombre en lugar del primer apellido (en el caso de las cuentas personales) o de la palabra o clave (en el caso de las cuentas impersonales). Los otros libros auxiliares, estos con valor contable de primera mano, son los cuadernos de feria, que facilitan el pago por compensación o “reencuentro” de las letras que vencen en una misma feria.

Los libros mayores de feria, sin embargo, han de ser considerados como auténticos libros contables, no ya de referencia, en los que se registran las operaciones mercantiles tomándolas del libro manual, de las cinco ferias a las que acuden representantes de las compañías mercantiles de los Ruiz, a saber: la de cuaresma de Villalón, las de pascuilla y agosto de Medina de Rioseco y las de mayo y octubre de Medina del Campo.

A estos seis tipos de libros habría que añadir otros libros “particulares” que por su corto número no forman series propiamente dichas. Entre ellos están los “borradores de letras de cambio”, tanto de Simón como de Cosme Ruiz; los “cuadernos de reparto de los intereses de los asientos”, los “libros auxiliares del oro venido de Milán”, un “libro borrador de corretaje”, un “quaderno adonde se an resumido las letras que se an dejado de cobrar las pagas de junio deste año”, un “Cuaderno de memorias y cuentas de lo que gasto y otras cosas”…, incluso, un “Libro de venta de licencias que se venden en Lisboa del asiento de esclavos que se llevan para Indias de Castilla”.

La división Libros de cuentas, al menos existe con entidad archivística desde la ordenación de H. Lapeyre. Esta división engloba los documentos en formato libro de las diferentes compañías relacionadas en mayor o menor grado con Simón Ruiz. Estos registros contables abarcan desde 1551 hasta 1606, con amplias lagunas.

La bibliografía ha reseñado que esta división puede estructurarse en torno a tres cuestiones:

  • Negocios generales
  • Negocios de ferias
  • Negocios de la factoría de Sevilla, de la que solo se encuentra rastro en los balances, al llevarse esta documentación desde aquella ciudad.

Todas ellas, se entremezclan atendiendo a las operaciones determinadas de las compañías. Encontramos de esta forma, las compañías con mayor protagonismo de Simón Ruiz. Libros en los que Cosme participa de manera individual o como respuesta a finales de negocio a la muerte de Simón Ruiz al ser heredero del segundo mayorazgo. La compañía participada por Simón, Cosme y Lope de la Cámara Arciniega, si bien esta compañía tiene peculiaridades en la forma de llevar las cuentas, así como el matiz que aporta la cierta lejanía de Simón respecto al día a día de la compañía, entrando solo en determinadas decisiones.
Otros libros, en cambio, es una colección que agrupa libros de otros mercaderes de compañías de las que tenemos menos rastros documentales y una división indeterminada que, progresivamente se complete el estudio de aquellas unidades documentales se integrarán en el cuadro de clasificación.

Libros borradores

Libros con datos básicos de las operaciones con detalles para su transcripción posterior al libro diario.
Este libro, en ocasiones es justificante de ciertas operaciones de tipo bancario.

Libros manuales

El libro manual, o libro diario recoge el día a día de las cuentas realizadas. Lo registrado en él da fe pública, siendo documento probatorio en caso de litigio. De aquí se trasladan las anotaciones al libro mayor "general" o "viejo". Esta diferenciación radica en la existencia de diferentes libros que se encabalgan.

Dentro de esta división existen dos subseries:

  • Libros manuales del mayor general
  • Libros manuales del mayor de ferias

Letras de cambio

La letra de cambio es un instrumento comercial cuyos antecedentes se remontan a los siglos XII y XIII, cuando en las ciudades estado italianas se utilizaban como documentos que permitían realizar operaciones de compraventa de mercancías sin los peligros inherentes al transporte de dinero en efectivo. Conocemos su existencia por la correspondencia mercantil, los libros de contabilidad o por las copias conservadas insertas en algunos pleitos, pero muy raramente se localizan documentos originales antiguos.

En el siglo XVI la letra de cambio empieza a perder su carácter de medio de pago en las operaciones comerciales, para convertirse en un instrumento financiero, siendo las ferias el principal centro generador de las operaciones de crédito y compensación. En este punto ocupan un lugar de cabecera las Ferias Generales de Medina del Campo, en tanto que son las primeras de Europa donde se negocia con la letra moderna de forma habitual y donde se generaliza su uso, manteniéndose una estrecha coordinación con las ferias de Reyes, Pascua, Agosto y Todos los Santos de Lyon o Besançon, o la de Pascua de Amberes.

El pago por letras de cambio comporta dos pagos, en palabras de Raymond de Roover: “un adelanto de fondos en el lugar donde se emite la letra y un reembolso en el lugar donde es pagadera”, lo que obliga en términos generales a la intervención de cuatro personas (a veces no es necesaria la intervención de las cuatro), dos en el lugar de emisión: el “tomador” que es el que “toma a cambio”, es decir, entrega el dinero al “dador” que es quien expide o libra la letra de cambio a la plaza de destino con destino al “librado”, que es quien se encarga de hacerla efectiva al “beneficiario”.

Una idea de la importancia que llegaron a alcanzar las operaciones de crédito realizadas con letras de cambio lo constituye el Archivo Simón Ruiz, en el que conservan alrededor de 23.000 originales circuladas entre los años 1553 y 1606, en las que se reflejan miles de operaciones con cuarenta y cinco financieras europeas entre las que cabe destacar por su cuantía -además de Medina del Campo-, Amberes, Lyon, Lisboa, Piaçenza, Florencia, Roma, Rouen… Los años de mayor número de letras de cambio son los comprendidos entre 1583 y 1600.

Letras de cambio

Listini

Los «Listini» son pequeñas tiras de papel, generalmente preimpresas para rellenarse a mano, que muestran las principales cotizaciones de las monedas en las principales plazas financieras europeas de la segunda mitad del s. XVI. Es una de las mejores colecciones de cotizaciones de precios conservadas en los archivos europeos.

Ruiz, Simón (1525-1597)

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