Deelarchief 1.1 - Libros de cuentas

La pragmática de 1549 dada en Cigales por Carlos I y Doña Juana, completada por la ley de 1552 obliga a los bancos, cambios públicos y mercaderes a tener y asentar las cuentas en letra castellana en libros de caja y manual por contabilidad en partida doble: debe y ha de haber. Declarando en qué moneda reciben y pagan, a qué personas y su vecindad, sin dejar hojas en blanco en lengua castellana, en hojas consecutivas y foliadas, declarando el dinero que reciben y pagan con anotación del nombre de los intervinientes, la operación realizada y el tipo de moneda empleada en la misma. De este modo, la contabilidad de Simón y Cosme Ruiz (que abarca un periodo entre 1551 y 1617) se registra en tres libros principales: el borrador, el libro diario o ‘manual’ y el libro mayor o ‘libro de caxa’; siguiendo el sistema contable de partida doble -de origen italiano- que permite llevar un seguimiento muy preciso de las operaciones, las ganancias y las pérdidas.

En el libro borrador, de formato estrecho y alargado como un doble folio doblado y cosido a la mitad en sentido vertical, se anotaban a vuelapluma, de forma rápida y apresurada, los datos básicos y necesarios de las operaciones realizadas para su posterior inscripción en el libro diario. A medida que las partidas se pasaban al Diario correspondiente se tachaban con una línea las operaciones transcritas o, en ocasiones, se realizaba un trazo ondulante en el margen izquierdo de la página correspondiente.

En el libro diario, también llamado “manual”, se transcriben las operaciones apuntadas en el libro borrador por orden cronológico. En el encabezamiento del folio aparece la fecha de la transacción y, a continuación, se describe su contenido. En el margen izquierdo de cada asiento aparece una anotación en forma de quebrado que hace referencia al número de los folios del libro mayor donde se trasladan las cuentas del libro diario: el numerador indica el folio de la cuenta de cargo y el denominador, el de la de abono. El texto del apunte contable comienza con el título de la cuenta deudora seguida de las palabras “debe por”. A continuación se expresa el montante de la operación en números arábigos detallando los pormenores de la misma para una correcta identificación. Finaliza la anotación indicando la fecha y la forma de pago. En el margen derecho del folio queda un amplio espacio reservado para registrar de nuevo el montante de la operación, en esta ocasión, en números romanos.

El libro mayor o “libro de caxa” lleva “la cuenta y razón del dinero de contado que entra y sale de la caja...”; de este modo, se puede conocer en todo momento los débitos o créditos mantenidos, así como el detalle de las operaciones efectuadas con cada persona. Es el libro definitivo donde cada cuenta se anota por secciones “encontradas” o contrapuestas: en la página izquierda el “debe” y en la derecha el “ha de haber”, indicándose el número de la contrapartida que se corresponde con el folio de la anotación del ‘mayor’.

Ambos libros (diario y mayor) son de un formato similar, en folio mayor, escritos con exquisita limpieza y buena letra, empleándose numerosas abreviaturas de tipo comercial y financiero. Se utiliza el sistema de numeración contable conocido como ‘cuenta castellana’, que consiste en la combinación de ‘cifras financieras’ o números romanos cursivos, con dos signos especiales que se colocan a continuación de las unidades de millón y de millar: el quento (qº) y el calderón (U), respectivamente.

A los tres tipos de libros mencionados se han de sumar otros tres. Dos de ellos de carácter auxiliar, de referencia, facilitadores incluso de la localización de la información. En primer lugar, los “abecedarios”, que permiten un acceso rápido a los asientos contables registrados en los libros mayores; se guardan entre la tapa y la primera página de los mismos y siguen una ordenación alfabética de las cuentas atendiendo a la primera letra del título de la misma: del nombre en lugar del primer apellido (en el caso de las cuentas personales) o de la palabra o clave (en el caso de las cuentas impersonales). Los otros libros auxiliares, estos con valor contable de primera mano, son los cuadernos de feria, que facilitan el pago por compensación o “reencuentro” de las letras que vencen en una misma feria.

Los libros mayores de feria, sin embargo, han de ser considerados como auténticos libros contables, no ya de referencia, en los que se registran las operaciones mercantiles tomándolas del libro manual, de las cinco ferias a las que acuden representantes de las compañías mercantiles de los Ruiz, a saber: la de cuaresma de Villalón, las de pascuilla y agosto de Medina de Rioseco y las de mayo y octubre de Medina del Campo.

A estos seis tipos de libros habría que añadir otros libros “particulares” que por su corto número no forman series propiamente dichas. Entre ellos están los “borradores de letras de cambio”, tanto de Simón como de Cosme Ruiz; los “cuadernos de reparto de los intereses de los asientos”, los “libros auxiliares del oro venido de Milán”, un “libro borrador de corretaje”, un “quaderno adonde se an resumido las letras que se an dejado de cobrar las pagas de junio deste año”, un “Cuaderno de memorias y cuentas de lo que gasto y otras cosas”…, incluso, un “Libro de venta de licencias que se venden en Lisboa del asiento de esclavos que se llevan para Indias de Castilla”.

La división Libros de cuentas, al menos existe con entidad archivística desde la ordenación de H. Lapeyre. Esta división engloba los documentos en formato libro de las diferentes compañías relacionadas en mayor o menor grado con Simón Ruiz. Estos registros contables abarcan desde 1551 hasta 1606, con amplias lagunas.

La bibliografía ha reseñado que esta división puede estructurarse en torno a tres cuestiones:

• Negocios generales
• Negocios de ferias
• Negocios de la factoría de Sevilla, de la que solo se encuentra rastro en los balances, al llevarse esta documentación desde aquella ciudad.

Todas ellas, se entremezclan atendiendo a las operaciones determinadas de las compañías. Encontramos de esta forma, las compañías con mayor protagonismo de Simón Ruiz. Libros en los que Cosme participa de manera individual o como respuesta a finales de negocio a la muerte de Simón Ruiz al ser heredero del segundo mayorazgo. La compañía participada por Simón, Cosme y Lope de la Cámara Arciniega, si bien esta compañía tiene peculiaridades en la forma de llevar las cuentas, así como el matiz que aporta la cierta lejanía de Simón respecto al día a día de la compañía, entrando solo en determinadas decisiones.
Otros libros, en cambio, es una colección que agrupa libros de otros mercaderes de compañías de las que tenemos menos rastros documentales y una división indeterminada que, progresivamente se complete el estudio de aquellas unidades documentales se integrarán en el cuadro de clasificación.